I den här artikeln lär vi oss hur du skapar en dynamisk rullgardinsmeny i Microsoft Excel.
Som vi vet datavalideringsfunktionen förbättrar effektiviteten för datainmatning i excel och minskar misstag och skrivfel. Den används för att begränsa användaren för den typ av data som kan matas in i intervallet. I händelse av en ogiltig post visar den ett meddelande och låter användaren ange data baserat på specificerat tillstånd.
Men en dynamisk rullgardinsmeny i Excel är ett mer bekvämt sätt att välja data utan att göra några ändringar i källan. Med andra ord, säg att du kommer att uppdatera listan ofta som du har tagit i rullgardinsmenyn. Och du tänker att om du gör några ändringar i listan måste du ändra datavalideringen varje gång för att få den uppdaterade listrutan.
Men det är här dynamisk nedrullning kommer in i bilden, och det är det bästa alternativet att välja data utan att göra några ändringar i datavalideringen. Det liknar mycket den vanliga datavalideringen. Men när du uppdaterar listan ändras den dynamiska rullgardinsmenyn för att anpassa den åtgärden, medan den normala rullgardinsmenyn inte gör det.
Så, låt oss ta ett exempel och förstå hur vi skapar en dynamisk listruta:-
Vi har en lista med produkter i kolumn A, och vi kommer att ha den dynamiska rullgardinsmenyn med produkter i cell D9.
Tabellnamn med indirekt funktion
Först kommer vi att skapa bord; följ stegen nedan:-
- Välj intervall A8: A16
- Gå till fliken Infoga och klicka sedan på tabell
- Efter att ha klickat på alternativet "Tabell" visas ett tabellfönster
- Välj sedan det intervall som vi vill infoga tabell A8: A17 för
- Klicka på OK
- Nu klickar vi på OK
- Du kan se att det här intervallet har konverterats till tabell, och rubriken i den här tabellen har också filterrullningsalternativ
Notera: - Om vi lägger till någon produkt eller artikel längst ner på listan, kommer tabellen att expandera automatiskt för att införliva de nya produkterna eller artiklarna.
Nu skapar vi den dynamiska rullgardinsmenyn i cell D9, följ stegen nedan:-
- Välj cell D9
- Öppna dialogrutan Datavalidering genom att trycka på ALT+D+L
- I listan Tillåt, välj Lista
- Och skriv sedan in den här funktionen = INDIRECT (“Tabell1”) på källfliken
- Klicka på OK
Notera: - När vi klickar på OK, i Excel, visas ett fönster som säger att det är något fel med inmatningen. Det beror på att Excel inte accepterar någon självutvidgande tabell direkt i datavalideringen.
Lägg nu till nya produkter i produktlistan.
Vi kan se i bilden ovan att ny tillagd produkt visas i rullgardinsmenyn.
2nd Exempel:-
I det här exemplet lär vi oss att ge tabellnamnet som ett varierat namn
Vi har redan tabellnamnet men här måste vi definiera namnet på denna tabell för att få den dynamiska släpplistan; följ stegen nedan:-
- Välj cell D10
- Gå till tabellintervallet, och förutom rubrik väljer vi intervallet från första produkten till sista produkten
- Gå till namnrutan och skriv kortnamn "tabellange", tryck på Enter
- Efter att ha tryckt på enter ser vi att ingenting har ändrats i namnrutan
- Klicka på rullgardinsmenyn för att se alla tillgängliga namnen
- I rullgardinsmenyn kan vi också se namnet, som vi just definierade för den här tabellen
- Nu går vi till datavalidering, och i "Källa" anger vi "tabellområdet"
Obs:- Om du inte kommer ihåg vilket namn du har gett det intervallet kan du trycka på F3-tangenten och ett fönster dyker upp för att föreslå alla tillgängliga namnområden.
- Gå nu till fliken "Mata in meddelande", och i titel skriver vi "Välj produkt", och sedan i meddelandetexten skriver vi "Välj din produkt från listan"
- Gå nu till fliken "Felvarning", och där i titeln skriver vi "Ogiltig produkt", och i felmeddelandet skriver vi "Du har angett fel produkt
- Klicka på OK
- Cell D10 som innehåller inmatningsmeddelande tillsammans med rullgardinsmenyn
- När vi nu lägger till någon produkt i listan, kommer den automatiskt att visas i rullgardinsmenyn
Men vad händer när vi hoppar över en cell efter sista cellen och sedan lägger till ny produkt eller artikel? Du kan se, denna gång har tabellutbudet inte utökats, och i själva verket är den nyligen tillagda produkten i generellt format. Så, kommer det att visas i rullgardinsmenyn eller inte? För att kontrollera det, när vi går till cell D10 och kontrollerar listrutan, kan vi se samma gamla rullgardinslista utan någon ny produkt. Det beror på att tabellintervallet inte hittade någonting efter den allra sista cellen och därför spände inte intervallet.
3rd Exempel:-
I de två följande metoderna lär vi oss hur vi kan göra vår rullgardinsmeny mer dynamisk med hjälp av OFFSET och COUNTA -funktionen.
Följ stegen nedan:-
- Markera cell D11 och tryck på ALT + D + L
- Dialogrutan Datavalidering öppnas
- Välj nu lista i alternativet "Tillåt"
- Ange sedan i källalternativet nedanstående formel:-
= OFFSET ($ A $ 9,0,0, COUNTA ($ A: $ A), 1)
Formel Förklaring:- Vi har valt A9, som är den första produkten i sortimentet, och sedan skriver vi 0 på 2: annd argument eftersom vi inte vill flytta rad från startpunkten; sedan igen 0 i 3rd argument eftersom vi här inte vill ha några ändringar i antalet kolumner såväl som från utgångspunkten. Och sedan har vi gått in i COUNTA-funktionen och har valt hela kolumn A. Detta argument kommer att kontrollera höjden i antalet rader för att returnera det icke-tomma antalet. Det kommer att utöka intervallet när några ändringar görs i intervallet.
Och det sista argumentet “Bredd” är ett valfritt argument. Det är bredden i antalet kolumner. Vi kan antingen hoppa över det eller skriva 1 här för tillfället. Om vi hoppar över kommer det som standard att överväga bredden på det returnerade intervallet som vi angav i argumentet och sedan stänger vi parenteserna.
- Efter att ha klickat på OK kan vi se en rullgardinsmeny i cell D11
- Den visar listan inklusive blank och sedan de produkter som vi har lagt till
4th Exempel:-
I det här exemplet kommer vi att använda funktionen för att definiera namnet.
Följ stegen nedan för att definiera intervallnamnet:-
- Tryck på CTRL + F3, dialogrutan Namnhanterare visas
- Klicka på Ny
- Definiera intervallnamnet "ProdName" och ange formeln nedan:-
= OFFSET ('Dynamic Drop Down List with DV'! $ A $ 9,0,0, COUNTA ('Dynamic Drop Down List with DV'! $ A: $ A))
- Klicka på OK
- Öppna dialogrutan för datavalidering genom att trycka på tangenten Alt + D + L
- Välj Lista i Tillåt listrutan
- Ange = ProdName på fliken Källa
- Klicka på OK
- Om vi nu lägger till något i listan kommer samma sak att visas i listan
Så här kan du få den dynamiska listan för alla produkter eller artiklar med olika metoder med hjälp av datavalidering. Det var allt tills vidare. I nästa video i denna serie kommer vi att förklara hur man skapar den beroende listrutan med olika metoder i Excel.
Klicka på videolänken för snabb referens till användningen av den. Prenumerera på vår nya kanal och fortsätt lära dig med oss!
Om du gillade våra bloggar, dela den med dina vänner på Facebook. Och du kan också följa oss på Twitter och Facebook.
Vi vill gärna höra från dig, låt oss veta hur vi kan förbättra, komplettera eller förnya vårt arbete och göra det bättre för dig. Skriv till oss på e -postwebbplatsen