Varför köpa ett dyrt närvarohanteringsverktyg för din start om du kan spåra teamets närvaro i Excel? ja! Du kan enkelt skapa en närvarospårare i Excel. I den här artikeln kommer vi att lära oss hur man gör det.
Steg 1: Skapa 12 ark för varje månad i en arbetsbok
Om du planerar att spåra närvaro i ett år måste du skapa varje månads blad i Excel.
Steg 2: Lägg till kolumner för varje datum i varje månads blad.
Skapa nu en tabell som innehåller namnen på dina lagkamrater, en kolumn för totalt och 30 (eller antal dagar i månaden) kolumner med datum och vardag som kolumnrubriker.
För att få namnet veckodag kan du slå upp kalendern eller använda formeln för att kopiera den i resten av cellerna.
| = TEXT (datum, "ddd") |
Du kan läsa om det här.
Formatera helgerna och helgdagarna mörka och fyll dem med fasta värden som helg/helgdag som visas på bilden nedan.
Gör samma sak för varje ark.
Steg 3. Fixa eventuella inmatningar med hjälp av datavalidering för varje öppen cell.
Nu kan alla infoga sin närvaro i arket men de kan skriva slumpmässig text. Vissa kan skriva P för nuvarande eller nuvarande eller per, etc. Datainformation är obligatorisk i alla närvarohanteringssystem.
För att låta användare bara skriva P eller A för nuvarande respektive frånvarande kan vi använda datavalidering.
Välj vilken cell som helst, gå till data i menyfliksområdet och klicka på datavalidering. Välj lista från alternativen och skriv A, P i textrutan.
Tryck OK.
Kopiera denna validering för hela det öppna dataområdet (öppet intervall betyder cell där användaren kan infoga värden).
Steg 3: Lås alla celler utom när närvaro måste anges.
Välj datum en datumkolumn. Välj till exempel 1-jan. Klicka nu på det valda intervallet och gå till cellformateringen. Gå till skydd. Avmarkera kryssrutan Låst. Tryck OK. Kopiera nu detta intervall till alla öppna datumintervall.
Detta gör det möjligt att komma in i dessa celler endast när vi skyddar kalkylbladen med hjälp av skyddsmenyn för kalkylblad. Således kommer dina formler, beräkningar att vara intakta och användare kan bara ändra sin närvaro.
Steg 4: Beräkna nuvarande dagar för lagkamrater
Så hur beräknar du nuvarande dagar? Alla har sina egna formler för att beräkna närvaro. Jag kommer att diskutera mitt här. Du kan göra ändringar enligt dina krav på närvaro.
Jag räknar det totala antalet nuvarande dagar som totala dagar i en månad, minus antalet frånvarande dagar. Detta kommer att hålla semester och helger i schack. De räknas automatiskt som arbetsdagar.
Så excelformeln för att räkna nuvarande dagar kommer att se ut som:
| = COUNT (datum) -COUNTIF (närvaro_område, "A") |
Detta kommer som standard att hålla alla närvarande under hela månaden tills du har markerat dem frånvarande på arket.
I exemplet är formeln:
| = COUNT ($ C $ 2: $ AG $ 2) -COUNTIF (C3: AG3, "A") |
Jag har skrivit denna formel i cell B3 och sedan kopierat ner den. Du kan se att 27 dagars visas som en present. Trots att jag inte har fyllt alla närvaroceller. Du kan behålla det så här om du vill att de som standard ska vara närvarande. Eller om du vill att de som standard ska vara frånvarande, kontrollera alla celler som frånvarande. Detta kommer bara att hålla antalet nuvarande dagar i den aktuella beräkningen.
Steg 5: Skydda arket
Nu när vi har gjort allt på det här bladet. Låt oss skydda det så att ingen kan ändra formeln eller formateringen på arket.
Gå till fliken granskning i menyfliksområdet. Hitta menyn Skydda blad. Klicka på det. Det öppnar en dialogruta som frågar om de behörigheter du vill ge användarna. Kontrollera alla behörigheter du vill tillåta. Jag vill bara att användaren ska kunna fylla närvaro med inget annat. Så jag ska behålla det som det är.
Du bör använda ett lösenord som du enkelt kommer ihåg. Annars kan vem som helst låsa upp den och ändra arbetsbok för närvaro.
Om du nu försöker ändra icke -närvaro celler kommer Excel inte att tillåta dig att göra det. Du kan dock ändra närvaro celler eftersom vi har oskyddade dem.
Steg 6: Gör ovanstående procedur för alla månadsblad
Gör samma sak för varje månadsblad. Det bästa sättet är att kopiera samma ark och göra 12 ark av det. Skydda dem och gör de nödvändiga ändringarna och skydda dem sedan igen.
Förbered Master Attendence Sheet
Även om vi har alla blad redo att användas för närvarofyllning, har vi inte ett ställe att övervaka dem alla.
Förvaltningen skulle vilja se all närvaro på ett ställe istället för på olika blad. Vi måste skapa ett mästarblad.
Steg 7: Förbered huvudtabell för att övervaka närvaro på ett ställe i Excel
För det, förbered en tabell som innehåller namnet på lagkamrater som radrubriker och månadens namn som kolumnrubriker. Se bilden nedan.
Steg 7: Leta upp närvaro av team från varje månadsblad
För att leta upp närvaro från arket kan vi ha en enkel VLOOKUP -formel men då måste vi göra det 12 gånger för varje ark. Men du vet att vi kan ha en formel att slå upp från flera ark.
Använd denna formel i Cell C3 och kopiera i resten av arken.
| = VLOOKUP ($ A3, INDIRECT (C $ 2 & "! $ A $ 3: $ B $ 12"), 2,0) |
Eftersom vi vet att alla blad har total närvaro i område B3: B12 använder vi funktionen INDIRECT för att hämta värden från flera ark. När du kopierar denna formel till höger letar den upp värden i Feb -blad.
Varning: se till att bladnamnen och kolumnrubrikerna i mastern är desamma annars fungerar inte denna formel.
Steg 8: Använd Sum -funktionen för att få alla nuvarande dagar på året för en lagkamrat.
Detta är valfritt. Om du vill kan du beräkna de totala nuvarande dagarna för dina anställda under hela året genom att helt enkelt använda summan.
Och det är det. Vi har vårt Excel Attendance Management System redo. Du kan ändra detta enligt dina krav. Använd den för löneberäkning, incitamentsberäkning eller något annat. Detta verktyg kommer inte att misslyckas med dig.
Du kan göra ändringar för att beräkna helgdagar och helger separat i varje blad. Dra sedan dem från de totala nuvarande dagarna för att beräkna totala arbetsdagar. Du kan också inkludera L för ledighet i rullgardinsmenyn för att markera ledighet för anställda.
Så ja killar, så här kan du skapa ett excel närvarohanteringssystem för din start. Det är billigt och mycket flexibelt. Jag hoppas att denna handledning hjälper dig att skapa din egen Excel -närvaro arbetsbok. Om du har några frågor, låt mig veta i kommentarfältet nedan.
Sök från variabeltabeller med INDIRECT: För att leta upp från en tabellvariabel i Excel kan vi använda INDIRECT -funktionen. INDIRECT -funktionen tar textintervallet och konverterar det till det faktiska närvarointervallet.
Använd INDEX och MATCH för att leta upp värde: INDEX-MATCH-formeln används för att slå dynamiskt och exakt upp ett värde i en given tabell. Detta är ett alternativ till VLOOKUP -funktionen och det övervinner bristerna i VLOOKUP -funktionen.
Använd VLOOKUP från två eller fler uppslagstabeller | För att leta upp från flera tabeller kan vi använda en IFERROR -metod. Att slå upp från flera tabeller tar felet som en switch för nästa tabell. En annan metod kan vara en If -metod.
Hur man gör skiftlägeskänslig sökning i Excel | excels VLOOKUP -funktion är inte skiftlägeskänslig och den returnerar det första matchade värdet från listan. INDEX-MATCH är inget undantag, men det kan ändras för att göra dess skiftlägeskänslig. Låt oss se hur …
Slå upp ofta text med kriterier i Excel | Sökningen visas oftast i text i ett område som vi använder INDEX-MATCH med MODE-funktionen. Här är metoden.
Populära artiklar:
50 Excel -genvägar för att öka din produktivitet | Bli snabbare på din uppgift. Dessa 50 genvägar får dig att arbeta ännu snabbare med Excel.
Hur man använder Excel VLOOKUP -funktion| Detta är en av de mest använda och populära Excel -funktionerna som används för att leta upp värde från olika intervall och ark.
Hur man använder Excel COUNTIF -funktion| Räkna värden med förhållanden med denna fantastiska funktion. Du behöver inte filtrera dina data för att räkna specifika värden. Countif -funktionen är avgörande för att förbereda din instrumentpanel.
Hur man använder SUMIF -funktionen i Excel | Detta är en annan viktig instrumentpanel. Detta hjälper dig att summera värden på specifika förhållanden.