När du arbetar med rapporter vill du att användarna ska ange specifik information om sina personliga uppgifter som ska anges i Excel -kalkylblad. För att förhindra att användare anger SSN med större eller mindre än 9 siffror använder vi Excel: s inbyggda datavalidering.
Låt oss ta ett exempel:
- SSN kan inte vara mer än 9 siffror för att begränsa användaren att ange sitt SSN och förhindra att de anger siffror som är mindre än eller större än 9.
- I kolumn A har vi namn och i kolumn B vill vi att personerna anger sitt SSN
- När vi anger SSN vill vi att användaren anger 9 siffror eftersom SSN kräver exakt 9 siffror (inte mer eller mindre än).
- Välj de celler där datavalidering måste tillämpas när du anger SSN.
- Klicka på Databand
- I Dataverktyg grupp, klicka på Datavalidering
- De Datavalidering dialogruta visas
- På fliken Inställningar väljer du Anpassad i valideringskriterier och anger formeln som = LEN (B2) = 9 i formelbox
- Ovanstående formel hindrar användarna från att ange siffror som är mindre eller större än 9 siffror.
- Klicka på OK
- Om vi anger exakt 9 siffror i kolumn B accepterar cellen siffrorna
- Även om vi avsiktligt anger mer än 9 siffror, tillåter Excel inte inmatning och ett felmeddelande kommer att dyka upp för att meddela problemet.
- Om vi anger mindre än 9 siffror kommer Excel inte att tillåta oss att skriva in och ett felmeddelande visas.
Med hjälp av Excel: s inbyggda datavalidering kan vi förbereda anpassade rapporter för användaren att ange den specifika informationen som är användbar för att göra rapporter.